Számos kockázati tényező befolyásolja egy rendelő működését, amelyek közül az egyik legnagyobb a hatósági kockázat, hiszen könnyű belátni, hogy egy jelentős szankció, bírság akár a rendelő alapjait is megrengetheti. Szinte ugyanekkora veszélyt jelent azonban a páciensek elvesztése, legyenek azok régiek vagy olyan újak, akiket nem tudtunk, nem mi tudtuk megszerezni. Jelen cikkünk erre a kockázati tényezőre, a csökkenő páciensszámra hívja fel a figyelmet.

A páciensek mentális állapotának jelentős változása és annak sikeres kezelése

Túlzás nélkül kijelenthetjük, hogy a COVID óta drámai a helyzet a páciensek körében, jelentősen megváltozott a hozzáállásuk a rendelők felé. Sokkal gyakoribb jelenség a harcias, önérdekérvényesítő páciens, mint korábban, és őket nem könnyű kezelni. 

A reklamációs esetek száma jelentősen nőtt az utóbbi időben, és egyre alacsonyabb a páciensek ingerküszöbe, azaz egyre kisebb probléma is elég ahhoz, hogy kifejezzék elégedetlenségüket. A sikeres reklamációkezelési startégia kidolgozása tehát kiemelt feladata lett a rendelőknek. 

Nehezen behozható veszteség és elkerülési stratégiája

Egy páciens elvesztésének mindig van valamennyi kockázata, aminek az oka lehet tőlünk teljesen független is – elköltözött, elhunyt stb. Nagyon nem mindegy ugyanakkor, hogy mennyire tendenciózus a páciensszám-csökkenés, illetve hogy mikor kelti fel a rendelő figyelmét ez a negatív folyamat. Fontos tehát először tudatosítani a problémát, mert csak ezután tudunk lépéseket tenni az orvoslására.

A páciensszám-csökkenés jelentheti egyrészt a meglévő páciensek elvesztését, illetve azt, hogy kevés számú új pácienst érkezik a rendelőnkbe. Rendkívül gyakori jelenség, hogy egy rendelő egyszerűen elhanyagolja a régi pácienseit: kezeltük a problémáját, megkaptuk az ezért járó ellenszolgáltatást – nincs több tennivalónk. Felületes a kapcsolat rendelő és páciens között, és sok rendelő még ma is a páciensre bízza, mikor jelentkezik be újra, ő nem tesz ennek érdekében semmit. Így azonban azt kockáztatja, hogy régi páciensét elcsábíthatja egy új rendelő, aki jobb, hatásosabb marketingkampányokat folytat.  

Nagyon fontos, hogy élő, organikus kapcsolatot ápoljunk a meglévő páciensállománnyal – természetesen az adatvédelmi szabályok szigorú betartása mellett. Mit tehetünk? Rendszeres időközönként adjunk hírt magunkról. Maradjunk a páciens tudatában, hogy ne veszítsük el a lojalitását. 

14-szer könnyebb egy régi páciens megtartása, mint egy új megszerzése! Dolgozzuk ki a visszahívások rendszerét. Így lehet újabb szolgáltatást eladni hamarabb, minthogy arra várnánk, a páciensnek majd eszébe jutunk és ő hív minket. 

A kapcsolat fenntartásához naprakész adatbázisunk kell, hogy legyen; így tudjuk például, kik azok a páciensek, akik már több mint egy éve nem jártak nálunk, de így tudjuk mérni, hogy mennyi új páciensünk volt adott időszakban, és az hogy viszonyul a régi páciensek számához. Az adatbázis-karbantartáshoz kapóra jön törvényi kötelezettségünk is: aki 365 napon túl nem járt a rendelőnkben, annak újra ki kell töltenie az anamnézislapot. Ezt a lehetőséget kihasználhatjuk arra, hogy például frissítjük a nyilvántartott adatait (e-mail címe, telefonszáma, lakcíme stb.), és emellett személyre szabott, új szolgáltatást ajánlhatunk fel a számára. 

Valós kockázatot jelent, hogy a meglévő, lojális pácienseket csak azért veszítjük el, mert nem tartunk fenn velük rendszeres kapcsolatot. Ne legyenek illúzióink, mindenképpen lesznek páciens-lemorzsolódások, de nem mindegy, milyen volumenben, ezt pedig aktív pácienskapcsolattal minimalizálni tudjuk. 

Szintén jelentős kockázatot jelent az új páciensek nem megfelelő száma. Optimálisan körülbelül a páciensek 20%-ának kellene újnak lennie, különben elöregszik a páciensállomány, ami azt jelenti, hogy egyre ritkábban lesz bejelentkezés, hiszen a régi páciensek problémáit megoldottuk, és nincs friss állomány a meglévő páciensek kezelései között. Ha csökken a páciensállomány, az előbb-utóbb azzal a szomorú következménnyel is jár, hogy a legértékesebb orvosaink, asszisztenseink elhagyják a rendelőnket, mivel úgy érzékelik, az leszállóágba került. 

A megfelelő marketinggépezet elengedhetetlen az új páciensek szerzéséhez, legyünk akár egy kétszékes kis rendelő vagy sokkal nagyobb. Ha rosszul csináljuk, csak égetjük a pénzünket, ezért professzionális szakembereket kérjünk fel, ne magunk barkácsoljuk a marketingtevékenységünket. A hozzáértőknek ára lesz, de tekintsünk rájuk befektetésként, ami biztosan megtérül, szemben azzal, ha mi magunk próbálnánk GoogleAds vagy Facebook specialistává, netán weboldalfejlesztővé válni. 

Tudatos felkészülés a sikeres megoldásra

Egy rendelőnek számos kockázati tényezővel tisztában kell lennie a sikeres működéshez, gondoljunk csak az értékes munkaerő-elvesztésének következményeire vagy a nem megfelelő gazdálkodás veszélyeire, hogy a peres eljárások rémét már ne is említsük. Ezeket a veszélyeket legjobb, ha megelőzzük, ezért javasoljuk a rendelőtulajdonosoknak, hogy képezzék magukat. Ha Ön elgondolkodtatónak tartotta írásunkat, ajánljuk figyelmébe novemberben induló, 4 alkalmas FOGÁSZATI ÉS MAGÁNEGÉSZSÉGÜGYI PRAXISMENEDZSER képzésünket, ami nem csak 50 kreditpontot ér a fogorvosoknak, de jogszabályváltozás miatt most utoljára államilag elismert oklevél is jár a képzéshez sikeres vizsga esetén. 

További információ és jelentkezés itt.

Információs vonal: +36 30 9420 180

A magyar fogászatok többségének házipénztára virtuális fogalom. A cégben közreműködők tudnak róla, hogy létezik ilyen, de vezetésének szabályairól, a szükséges nyilvántartásokról és pláne az aktuális pénztáregyenlegről a vállalkozónak sincs fogalma.

Ennek az oka rendkívül gyakorlati, és az ilyen cégek valós hétköznapi működéséből ered. A pénztárgép nélkül szuperáló párszékes fogászat tulajdonosa – tapasztalatom szerint – saját maga nem vezeti a pénztárat. Kisebb gondja is nagyobb annál, semmint hogy naprakészen nyilvántartsa a folyó készpénzes bevételeket és kiadásokat, és az éppen nem a bankszámláján parkoló pénzt. Rendszerint ráadásul az ilyen összegeket, ha már vannak, sajátjaként „forgatja”. 

A pénztár valós vezetésének gondja végül a könyvelőre marad, akinek ebben a formában ez nem is volna a feladata, és az így-úgy (hónapokkal később) megkapott bizonylatokból (esetleg gyűrött fecnikből) csak késve próbálja a folyamatokat rekonstruálni. Az így létrejött pénztár-nyilvántartás azonban köszönőviszonyban sem lesz a valós folyamatokkal, és következnek a gondok…

Ahol a vállalkozás helyszínén nem vezetik személyesen és pontosan, a könyveléssel is egyeztetve a pénztárt, ott a főkönyv szerinti pénztáregyenleg plusz vagy mínusz irányban is csillagászati eltérést mutathat a valóságtól.

Nemegy vállalkozó azt gondolja, majd ha arra kerül a sor, szépen megmagyarázza az adóellenőrnek a helyzetet, színes és szívbemarkoló történetekkel érzékeltetve, hogy ő „különben” tisztességes adófizető, és amúgy sem lehet az ilyen elrugaszkodott szabályokat betartani! Egyrészt ez a biztos receptje a maximális büntetés kiszurkolásának, másrészt épeszű könyvelő amúgy sem enged jószántából ügyfelet revizor közelébe.

A rossz hír pedig az, hogy szemben azzal, amit sok mikrovállalkozás vezetője, tulajdonosa gondol, a képzett ellenőr (és be kell ismerni, egyre több van belőlük!) ránézésre meg tudja állapítani egy kis cég főkönyvéről, hogy ott a bevétel eltitkolása vagy esetleg az adózatlan pénz „kisíbolása” zajlik.

Vegyünk egy egyszerű, gyakorlatból vett példát. Fogászatunk rendesen számláz, de a készpénzben befolyt vagy bankból felvett összegeket a tulajdonos sajátjaként kezelve, néha magánkiadásait is fedezi belőle, vagy netán feketemunkát, számla nélkül olcsóbban vett árut finanszíroz belőle. Az ilyen adózatlan pénzköltés rövid idő alatt tud megoldhatatlan problémává duzzadni: készpénz sehol, de ugyanakkor a könyvelés szerint millióktól dagad a kassza. Ha ilyenkor beleszalad valaki egy végrehajtásba, felszámolásba, eldöntheti mit választ: betalicskázza otthonról az összeget, vagy vállalja, hogy a Btk. szerint elsikkasztotta a cége pénzét…

Hogy mi a megoldás? A pénztár olyan kirakat, amin át túl könnyen meglátszik, ha a rendelőnkben ruhátlanul flangálunk! Foglalkozzunk vele, vegyük komolyan, vezessük naprakészen, legyen rendben. Nem kell minden vállalkozónak adótanácsadóvá képezni magát, de ha nem akar pont ezen a fűszálon elhasalni, legalább kérdezzen rá rendszeresen a pénztáregyenlegre a könyvelőjénél.

Videós bejegyzésünk egy közkeletű hiedelmet szeretne eloszlatni arról, hogy ha fizetésemelést adunk munkatársainknak, máris eredményesen ösztönöztük őket – egyéb dolgunk nincs is, mindenki boldog.

Ha a téma Önt is érinti, jöjjön el március 19-én szervezett előadásunkra: Az értékes munkaerő megtartásának módszerei egy fogászati vagy magánegészségügyi rendelőben.

A fogászatoknál a kata adónem alkalmazásával kapcsolatban rendszeresen egymásnak ellentétes véleményekkel találkozunk. A vállalkozókat saját könyvelőik is szorongatják e tárgybéli meggyőződésükkel, és ha az internethez fordulnak segítségért, akkor bizonytalanodnak csak el igazán…

Mi is itt a gond?

A törvényalkotó szándéka szerint a kata azért jött létre, hogy azok a „nano vállalkozók”, akik magánszemélyek részére végeznek szolgáltatásokat – mégpedig évente igencsak korlátozott éves bevételi határig –, szinte adminisztrációs teher nélkül, minimális adófizetés mellett dolgozhassanak.

Az eredeti cél az volt, hogy a kiskeresetű órások, cipő- és esernyőjavítók, szemfelszedők (ha van még ilyen) életén segítsenek a honatyák. Valójában nem számítottak arra, hogy a kivételesen kedvező adó-megtakarítási lehetőség ígéretére honfitársainkban feltámad a minden magyarban mélyen szunnyadó kuruc zugügyvéd, és a kata a cégeknek beszámlázás intézményesített adónemévé válik.

Pedig vannak és eredetileg is voltak ennek elkerülésére kitételek a jogszabályban: amennyiben a katás egy évben, egy cégnek, egymillió forint felett számláz, a törvényi vélelem szerint a bújtatott munkavállalás megvalósult. A félreértések elkerülése végett: a NAV-nak ilyen esetben nem kell semmit bizonyítania. A számlázásban részt vevő feleknek kell érveléssel és a bizonyítékok felsorakoztatásával megdönteniük azt a bizonyos törvényi vélelmet.

Általában a gyakorlatban ez szinte reménytelen vállalkozás. Vegyünk példaként egy fogászatnak beszámlázó fogorvost. Az ő szolgáltatásával kapcsolatban rendszerint elmondható, hogy

• a megbízója rendelőjében,
• a megbízója eszközeivel, gépeivel és anyagaival,
• a megbízója által verbuvált pácienseken,
• a megbízó által meghatározott (ANTSZ-hez bejelentett) rendelési időben,
• a megbízó belső utasításainak (minőségbiztosítás, eljárások stb.) megfelelően,
• sokszor a megbízó egyenruhájában, általa biztosított fellogózott ruházatban dolgozik,
• jövedelmét havonta rendszeresen, mintha a fizetése lenne, úgy kapja meg.

A napnál is világosabb, hogy ez a kapcsolat munkaviszonyt takar.

Tudni fogja ezt a NAV is, és utólag – az ötéves elévülési időn belül visszamenőleg is – meg fogja állapítani, hogy a számlázott összeg valójában fizetés volt, és azzal kapcsolatban még meg kell fizetni a közterheket, és persze a késedelmi kamatot és a bírságot. Ez évekre számolva tízmilliókat jelenthet csak egy orvos vonatkozásában.

Akkor hogyan katázhat egy fogorvos?

Hát úgy, hogy a magánszemélyek – a páciensek – felé állít ki számlát, és elkerüli a cég felé számlázást. Ennek persze egyéb feltételei is vannak, és némi szervezést és adminisztrációt igényel. Ugyanakkor gyakran találkozom azzal a helyzettel, hogy ezt pont az a fogászattulajdonos fogorvos nem teszi meg, aki minden gond nélkül takaríthatna meg súlyos adóforintokat azzal, hogy a saját tulajdonú rendelőjében, a saját pácienseit mint katás vállalkozó kezeli.

Ami elmúlt – elmúlt, de erre figyeljünk!

Ha mára sikerült a fent leírt, korábban alkalmazott, védhetetlen beszámlázási gyakorlatot megszüntetni, az nagyon pozitív kimenetele a történetnek, de ahogyan jeleztem is, az adóhatóság visszamenőleg is vizsgálódik: idén még a 2016-os évet is elővehetik! És ki emlékszik már, pontosan mi is történt akkor!?

Egyszóval tekintsük át, és tegyük rendbe a korábbi évek nyilvántartásait, szerződéseit, dokumentációját úgy, hogy ha netán évek múlva a hatóság kezébe kerülne, akkor az a trehányságunk miatt ne okozza a vesztünket.